عبور از سد منشی – حامد حسینی

img secretary

پلان اول

به شهرداری شهر کوچکی می روم تا در خصوص مسایل قطعه زمینی تصمیم گیری شود کارمندان کار را به دفتر شهردار ارجاع می دهند.منشی(1) دفتر اطلاعی از سیر اداری مربوط ندارد و در عین حال اجازه ملاقات با شهردار را هم نمی دهد.

 

 

 

در اولین ملاقات عمومی شهردار تعجب می کند که این کار به او واگذار شده.با خوشرویی تمایل به حل مسئله دارد.دستور کتبی می دهد.ولی همچنان در سیر کار دفتر او همکاری نمی کند.در دومین ملاقات صراحتن می گوید برای پیگیری روند اداری با خودم هماهنگ کنید.

 

 

 

پلان دوم

 

برای چاپ کتابی به دنبال ناشر معروفی هستم.در تماس تلفنی منشی انتشارات می گوید:ما هیچ برنامه ای برای چاپ کتاب نداریم.روشن است پاسخ عجیبی ست.حضوری مراجعه می کنم.

 

با منشی مشغول بحث هستم که مسئول یکی از بخشها از راه می رسد.ماجرا را می پرسد.شرایط کلی کتاب را توضیح می دهم.به سرعت قرار ملاقاتی با مدیر مجموعه تنظیم می کند.

 

 

 

پلان سوم

 

برای درمان و مشورت تخصصی به مطب یکی از اساتیدم می روم.پس از معاینه و دادن دستورات لازم ایشان برحسب لطفی که به من دارند به منشی می گویند که حق ویزیت را پس دهند.

 

با اکراه این کار را می کند.بررسی می کنم منشی هیچ نسبت سببی و نسبی با دکتر ندارد و ضرری از این بابت متحمل نمی شود.اما دلخور است.

 

 

 

پلان چهارم

 

در یک مرکز درمانی فرصت دارم به عنوان جانشین رئیس اصلاحاتی انجام دهم.بیشترین مسئله را در سیستم خدمات رسانی می دانم.یکسری از لوازم و تجهیزات را تعویض می کنم.و در جستجوی یک منشی تازه هستم تا سیستم پاسخ گویی و هماهنگی کارها با دقت و روانی بیشتری انجام شود.

 

یکی از پرسنل درمان که شرایط مناسبی دارد را انتخاب می کنم.هنوز هفته اول به آخر نرسیده که همان مشکلات قبلی د ربرخورد با بیماران و نحوه پاسخ گویی تلفنی و تنظیم روابط بین همکاران رخ می دهد.

 

برای جلوگیری از هرج و ومرج سابق و برقراری روش درست نفر بعدی را انتخاب می کنم.ماجرا فرقی نمی کند.تعجب می کنم.افرادی که در پست درمانی کارا و توانمند بودند، با قرار گیری در جایگاه منشی الگوی رفتاری مشابه هم و با سایر افراد حاضر در سایر تجربه ها را بروز می دهند.مثل تمام مسئولین سعی می کنم با سرکشی به اتاقهای مختلف و بررسی کارها و صحبت مستقیم با بیمارانی که حتا کار مستقیم با من ندارند، در جریان مشکلات قرار بگیرم.و فاصله و اختلالی را که منشی ایجاد کرده برطرف کنم.

 

 

 

تشابه موارد بالا و به احتمال زیاد تجربیات خواننده این سوال را شکل می دهد که آیا کلمه منشی الگوی مشخص رفتاری معیوبی را در ذهن فردی که به آن اشتغال پیدا می کند بارگذاری می کند؟

 

این الگوی معیوب با یاد آوری ضرب المثل های زیادی که قابل طرح ترین آنها ((شاه می بخشد، وزیر نمی بخشد)) می باشد ، حکایت از مسئله ای قدیمی در اجتماع ما دارد.

 

اینکه ساختار سیستم های اداری مختلف طوری قطبی می شود که سرانجام نهایی اغلب کارها منتهی به رئیس مجموعه می شود.و منشی به عنوان حدواسطی برای ایجاد ارتباط دوطرفه میان مراجعین و مسئولین از پس این امر برنمی آید حکایت عجیبی ست.

 

 

 

دوستی دنیا دیده در این خصوص توضیحی کلیدی به من ارائه داد.گفت: در جامعه ما هرکسی که از هیچ تخصصی برخوردار نیست را مسئول پاسخ گویی تحت نام کلی منشی می کنند.گویی این شغل به هیچ توانایی و میزان هوش اجتماعی نیازی ندارد. و کاری ست که از هرکس به محض گمارده شدن در آن شغل ساخته است.

 

این در حالی ست که در گذشته منشی گری رشته ای دانشگاهی بود که سر فصلهای متعددی از جمله فن بیان،ادبیات،امور دبیری،روابط عمومی و زبان خارجی را شامل می شد. و امروز هم کاردانی اموردفتری و منشیگری و در سطح لیسانس رشته مدیریت امور اداری با واحدهای درسی مختلفی از جمله آمار،اقتصاد،دستور زبان فارسی و آیین نگارش،روان شناسی و جامعه شناسی در دانشگاه ها آموزش داده می شود.

 

(2)در عین حال وزارت کار برنامه آموزشی با عنوان استاندارد مهارت و آموزشی منشی را برای افراد دارای لیسانس با صد و هشت ساعت آموزش عملی و نظری تدوین کرده است.(3)

 

با وجود دوره های آموزشی فوق کمتر منشی ای به خصوص در بخشهای خصوصی و مجمو عه های کوچکتر برای این منظور آموزش دیده است.واین عجیب نیست.جامعه ما پیشرفت در حوزه های مختلف را با سرعتهای نسبی مناسبی پذیرا و جویاست. اما گویا علوم انسانی را یافته هایی ثابت و بی نیاز از تغییر قلمداد می کند.و به روی هر یافته ای در این حوزه کمتر روی خوش نشان می دهد.

 

 

 

قرار دادن فردی در پیشانی و اولین سطح هر سازمانی از کوچک تا بزرگ بدون آموزش و توانایی لازم تنها به بازخوردی منفی در اولین سطح ارتباط و عدم امکان برقراری رابطه موفق کاری می انجامد.

 

این مهم به ویژه برای مجمو عه هایی که مجبور به کسب مستقیم درآمد از سطح عمومی جامعه می باشند حایز اهمیت است.چه بسیار مجمو عه هایی که به دلیل اجتناب از برخورد با منشی ناکارآمد از دایره انتخاب مراجعین حذف می شوند.و کارهایی که می توانند در زمانی کوتاه به نتیجه برسند، در جستجوی راهی برای عبور از منشی زمان بر می شوند.در این جایگاه فرد نامناسب نمی تواند اطلاعات لازم در خصوص مجوعه بدهد و از امکانات و ظرفیت پذیرش آن بی اطلاع است.

 

 

 

این شغل در جامعه ما استنباطی ضمنی از حداقل جا به جایی فیزیکی در محیط کار و پاسخ منفی دادن به درخواستها را با خود به همراه دارد.در عین حال عدم به کار گیری افراد کارآمد توسط مدیران و نداشتن توجه لازم به نقش سودآور منشی آموزش دیده بر این فضای ابهام دامن می زند.

 

صرفن چاپ اطلاعیه استخدام منشی با مهارت روابط عمومی بالا و در نظر گرفتن ظاهری معقول و برازنده نمی تواند به حد کافی سودمند باشد.به علاوه وجود سوء تفاهم حفظ رضایت رئیس و ارائه سرویس کاری یکسویه در این راستا به عنوان وظیفه اصلی منشی کم رایج نیست.سوء تفاهمی که راس مجموعه به آن دامن می زند.

 

ضعف نبود منشی مناسب بازدهی هر مجمو عه ای را کاهش می دهد و علاوه بر فرصت سوزی برخوردهای غیر ضروری و ازمان بیهوده در روندهای کاری را موجب می شود که نهایتن به انواعی از نارضایتی می انجامد.چیزی که یک منشی دقیقن برای عکس آن به کار دعوت شده است.

 

 

 

1.منشی در فرهنگ معین به دبیر و نویسنده و در لغتنامه دهخدا به ایجاد کننده، بوجودآورنده و ابداع کننده معنا شده است.

 

2.رشته امور دفتری و منشیگری در دانشگاههای مختلفی که در سایت رشد (شبکه ملی مدارس) نام برده شده با واحدهای درسی ذکر شده تدریس می شود.

 

3.دفتر طرح و برنامه ریزی درسی وزارت کار و امور اجتماعی،استاندارد مهارت و آموزش منشی

 

 

 

حامد حسینی

 

 

img telegram join2